Makalah Kombis Perencanaan Pesan Bisnis

MAKALAH

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Disusun untuk memenuhi tugas Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu : Aryan Eka Prastya Nugraha, S.E., M. Pd

 

logo_universitas_pgri_semarang

Disusun Oleh:

  1. Fitriani (15220047)
  2. Indah Mutiara Suci (15220051)
  3. Rosa Amelia Yustien (15220066)
  4. Ike Lailatus Saadah (15220081)
  5. Eliya Riyanti             (15220085)

Kelas : 2B

PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN SOSIAL DAN KEOLAHRAGAAN

UNIVERSITAS PGRI SEMARANG

2015-2016

 

BAB I

PENDAHULUAN

  • LATAR BELAKANG

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

 

  • RUMUSAN MASALAH
  1. Proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
  2. Penentuan tujuan pesan-pesan bisnis
  3. Bagaimana cara menganalisis audience?
  4. Penentuan ide pokok.
  5. Pemilihan saluran dan media.

 

  • TUJUAN PENULISAN
  1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
  2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
  3. Mengetahui cara menganalisis audience.
  4. Mampu menentukan ide pokok.
  5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

 

 

 

BAB II

ISI MATERI

 

  1. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

  1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur.

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

  1. Pengorganisasian

Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

  1. Revisi

Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.

Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

 

  1. PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi.

  1. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan antara lain :

  • Keputusan untuk meneruskan pesan
  • Keputusan untuk menanggapi audience
  • Keputusan untuk memutuskan isi pesan
  • Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
  1. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.

  • Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
  • Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
  • Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

 

 

  1. Cara Menguji Tujuan
  • Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.

  • Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.

  • Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

  • Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

 

  1. ANALISIS AUDIENCE
  2. Cara Mengembangkan Profil Audiens
  • Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

 

 

  • Siapa Audiens

Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

  • Reaksi Audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

  • Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.

  • Hubungan Komunikator Dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

  1. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.

  • Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
  • Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
  • Berikan semua informasi yang diperlukan
  • Pastikan bahwa informasinya akurat
  • Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
  1. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

 

  1. PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

  1. Teknik Curah Pendapat

Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

  • Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.
  • Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
  • CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
  • Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide pokok.

 

  1. Pembatas Cakupan

Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama.

 

  1. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA
  2. Komunikasi Lisan

Kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formasl, dan presentasi lainnya.

Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show sering digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi.

  1. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.

 

 

 

 

BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

 

DAFTAR PUSTAKA

Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. (2011). Komunikasi bisnis.

 

Tinggalkan komentar